We moeten dus nog duidelijker communiceren. Dat was voor mij een eyeopener.
Klassieke concerten in twee shifts
Anke Westerman is backofficemedewerker ticketing en informatie voor de klassieke concerten. Zij vertelt over klassieke concerten in twee shifts, op basis van anderhalve meter afstand tussen de bezoekers, en waarom het soms misging.
‘Klassieke concerten verkopen we los, maar ook in series. Die bieden we in het voorjaar aan in onze Seizoensbrochure Klassieke Muziek. Vorig jaar kwam die later dan gewoonlijk omdat niemand wist wat er kon en mocht; op het moment dat we de brochure maakten, gold de avondklok nog. We hebben toen besloten om de klassieke concerten voor de zekerheid in twee shifts te verkopen. Zo konden we veiligheid garanderen: de bezoekers konden anderhalve meter afstand van elkaar houden. Maar we wilden ook de maximale capaciteit benutten, dus binnen de richtlijnen zoveel mogelijk kaarten verkopen.
Mozaïek
Dat was nog best een gepuzzel. Niet alleen om het te organiseren, maar ook om het publiek goed op de hoogte te stellen. Het idee was: je maakt twee zaalopstellingen die je naadloos in elkaar schuift, als een soort mozaïek, op het moment dat de beperkingen weer worden opgeheven. In juni werden de regels versoepeld. Aan het begin van het seizoen hoefden we dus niet met shifts te werken. Toen er in november weer restricties kwamen, waren we voorbereid: de anderhalvemeterplattegrond lag klaar.
Foutgevoelig
Op papier lijkt het simpel: je verkoopt twee concerten op dezelfde avond met dezelfde inhoud, hoe moeilijk kan het zijn. Maar je merkt meteen hoe foutgevoelig een systeem is dat complexer is dan normaal. We moesten bij het scannen van de tickets bijvoorbeeld goed in de gaten houden of bezoekers wel op het juiste tijdstip kwamen. En hoe ga je ermee om als dat niet zo is? Laat je ze dan toch binnen? Mensen die te vroeg zijn, kunnen eventueel wachten, andersom gaat dat niet. Aan het begin van het seizoen waren er mensen die zeiden: “Maar ik had bewust voor het vroege tijdstip gekozen.” Ze hielden er dus geen rekening mee dat het een noodmaatregel was die intussen was opgeheven. En waarover ze een mail hadden gekregen.
Hectisch
We weten: bezoekers in het algemeen houden niet van wijzigingen in het programma. Maar bij bezoekers van klassieke concerten speelt het nog meer. Voor ons was het hectisch en complex, met alle restituties, verplaatsingen en wijzigingen. Maar voor hen geldt dat ook: het klassieke publiek past zich minder makkelijk aan. We moeten dus veel en nog duidelijker met hen communiceren. Dat was voor mij een eyeopener. We willen ons publiek – hoe verschillend ook – natuurlijk op de beste manier informeren.’
